Het doel hiervan is te trachten het eens te worden over een zaak, of mogelijk zelfs te komen tot een overeenkomst. Communicatie in de meest uitgebreide zin is hét middel bij uitstek bij het onderhandelen. (Zie “Communicatie.”) Behalve spreken en luisteren is ook lichaamstaal hierbij een belangrijk onderdeel.
In ieders leven doen zich situaties voor, waar duidelijke tegenstellingen hanteerbaar gemaakt, of mogelijk tot oplossing gebracht moeten worden. Dan is deze vorm van overleg nodig voor een acceptabel resultaat. Bij onenigheid of ruzies is het van het grootste belang compromissen te bereiken waarmee beide partijen vrede hebben. In Indonesië onderhandelt men op de markt over de meest eenvoudige zaken, bijvoorbeeld de prijs van een brood; men noemt dat “táwarren”. Algemeen aanvaard in ons land is, dat men onderhandelt bij grotere aankopen, zoals van een huis, een auto, meubels, of andere dure zaken.
Enige bekwaamheid daarin is gemakkelijk aan te leren. Een gevoel alsof je een oor is aangenaaid, is toch hoogst vervelend. Móét iedereen je aardig vinden, zelfs wanneer je opkomt voor eigen belangen? Het getuigt eerder van wederzijdse sympathie als beide partijen respectvol met elkaar omgaan. Professioneel onderhandelen over allerlei zaken is weliswaar een complexe communicatieve vaardigheid, maar de basis principes zijn beslist eenvoudig.
Gedegen vooronderzoek is absoluut een vereiste om, zoals het
spreekwoord luidt: geen kat in de zak te krijgen (i. p. v. een lekkere
hazenbout). Dat onderzoek van alle aspecten mag best veel tijd kosten voor het
optimale resultaat.
Op de internet site “www.managementSite.nl” vind je een breed gala van
aandachtspunten, het is een platvorm om kennis en ervaring ook van onderhandelen
te delen.
Omschrijf kort en bondig over wat en waar over je wilt
onderhandelen voor een beter resultaat.
Het opsporen en benoemen van voordelen voor beide partijen werkt bijzonder
succesvol. Stel verder vast wat het minimum is, dat je wilt accepteren.
Deze fase is onvermijdelijk en uitermate nuttig, neem daar dus ook de tijd voor.
Vertrouwen uitstralen in het bereiken van een bevredigend resultaat overtuigt ook de tegenpartij.
Ga zo nodig wel checken of de ander bevoegd is een overeenkomst te sluiten.
Praktisch en doelmatig is het:
Æ Zo hoog mogelijke eisen, die te beargumenteren zijn, in te zetten;
Æ Werkwijze (strategie) van tevoren te bepalen: samenwerken / onderhandelen / “vechten”;
Æ Een poging te doen de argumenten van de tegenpartij te voorzien;
Æ Standvastig te zijn t.a.v. eisen, het doel; flexibel t.a.v. oplossingen, de weg ernaar toe;
Æ Het gesprek zo nodig te onderbreken als bijvoorbeeld een wens niet vervuld wordt. Vraag tijd om na te denken, bedenk een “gewenste” tegenprestatie;
Æ Te beseffen dat beantwoording van vragen niet altijd noodzakelijk is;
Æ Één of twee argumenten te hanteren, een minder sterke argument kan de tegenpartij mogelijk misbruiken;
Æ Niet te laten merken hoever je wilt gaan en wanneer je precies wilt beslissen;
Æ Tijdsdruk ook te benutten in je voordeel.
Begin bij de aanschaf van dure zaken met een informatiefase:
Æ Zoek uit wat de concurrentie biedt.
Æ Bepaal het maximum te besteden bedrag.
Æ Pas het WOB-denkproces toe bij uiterst
belangrijke zaken.
(Dat uitermate nuttige
denkproces is beschreven in “Beslissen”)
Bij de aankoop, de tweede fase, is het van belang:
Æ Van tevoren argumenten te bedenken voor eigen
condities: korting, onkosten, levertijd, etc.
(Indien ik dat .........,
nader te noemen product, zou kopen, ben ik gunstiger uit wat betreft: .........
; bijv. prijs, technische kwaliteiten, gebruikskosten, service, garantie of
grotere korting.)
Æ Te laten blijken dat je echt wilt kopen. (Bijv.: doe een reëel bod, maar bouw enige ruimte in, zodat je de verkoper ook een succesje kunt gunnen. Weinig ruimte tussen vraagprijs en bieding overtuigt beter!)
Æ Optimale onderhandel omstandigheden te kiezen. (Een rustig moment, vroegtijdig, zonder toehoorders.)
Æ Eventueel met een partner, die het onderhandelingsspel kent, vooraf het te volgen rollenpatroon te bespreken. (Een partner kan instemming of afwijzing laten blijken en aldus stimulerend of afkeurend werken.)
De strategie (manier) van onderhandelen zit in de meeste gevallen tussen samenwerken en “vechten” in. Voor het maken van een keuze volgt hierna een beschrijving:
Samenwerken heeft een open karakter en leidt tot oplossingen, die over en weer getoetst worden op consequenties. Eventueel wordt hierbij de hulp ingeroepen van een deskundige.
Bij “vechten” is superioriteit en macht (het veinzen ervan) een middel; men schuwt dreiging, verwarring en schokeffecten niet. Afglijden in de spiraal naar destructief “vechtgedrag” kan voorkomen worden door je te richten op belangen, en niet op posities of personen, en te zoeken naar oplossingen in beider belang.
Strategie en fasering van acties worden gedetailleerder besproken in “Conflicten”, vooral in de paragrafen: Strategieën en Conflicthantering. Voor effectief overleggen is een heel arsenaal van vaardigheden beschikbaar. Hoewel ze ook uit boeken kunnen worden geleerd, is het meer doeltreffend je die bekwaamheid eigen te maken via training in de praktijk.
De betreffende onderhandeling met anderen ter oefening spelen is bovendien uiterst leerzaam.
Gevoelens, manier van communiceren, emotie en zienswijze van de gesprekspartner mogen je nooit beïnvloeden. Geef zelfs gelegenheid stoom af te blazen, een dergelijk symbolisch gebaar is een dankbare investering.
Bij het onderhandelen behoort men personen of gevoelens gescheiden te houden van zaken. Anders gezegd: voorkom concessies om persoonlijke relaties, of wederzijds vertrouwen, en geef niet toe aan dreiging of druk van de tegenpartij. Daar niet op reageren is namelijk óók een antwoord.
Stel steeds belangen centraal, zoek oplossingen in het voordeel van beide partijen. Benadruk objectieve criteria en probeer iets beters te bedingen dan zonder overleg mogelijk zou zijn. Misschien zijn er zelfs opties waarbij beiden winnen.
De volgende zinnen zijn vaak bruikbaar:
Æ Als ik me vergis, moet u het zeggen, u zegt ...., stelt ....., vindt ....., overweegt ....
Æ Mag ik een paar vragen stellen om te zien of ik het goed heb ........
Æ Het gaat ons/me om redelijkheid ........
Æ Laat mij u eens vertellen waarom ik uw redenering niet helemaal kan volgen…
Tegenspel dat in verhouding staat tot de urgentie van de zaak dwingt respect af en behoeft de onderlinge verstandverhouding niet nadelig te beïnvloeden. Het eindresultaat dient eenduidig te worden vastgelegd. Dit kan verschillende zienswijze of interpretatie in een later stadium voorkomen.
Een contract opgemaakt bij “goed weer”
biedt bescherming bij “slecht weer”!!!
De beschreven werkwijze wordt steeds meer toegepast in deze tijd van verzakelijking. Het geeft na een gedane transactie bij juist gebruik ondanks het “onderhandelen” wederzijds een voldaan gevoel.
Pittige spreuken:
Wie het onderste uit de kan wil hebben,
krijgt het deksel op de neus. (Spreekwoord)
Door anderen te overtuigen, overtuigen wij ons zelf. (Junius)
Literatuur: SISO-nummer 499.4 (Bibliotheek rubricering)
* Succesvol onderhandelen – Fischer en Ury – Veen's Uitgevers – ISBN: 90254 0113 9.
* The
social psychology of bargaining and negotiation – Rubin & Brown
Jongste revisiedatum 5-8-2021