Vergaderen

 

ergaderen heeft als doel dat een groep deelnemers informatie of standpunten uitwisselt, of besluiten neemt. Het overleg kan gericht zijn op een actie, verdieping van inzicht of het oplossen van een probleem.

Een onmisbaar hulpmiddel hierbij is een goede communicatie. (Zie Communicatie.) In de praktijk moet deze meestal in juiste banen geleid worden. Daarvoor zijn algemene regels, en aanvullend soms afspraken nodig. Achtereenvolgens worden enkele richtlijnen beschreven.

Algemeen:

         Taken die behoren bij het uitschrijven van een vergadering zijn:

Æ  Agenda samenstellen;
(Opening, notulen, ingekomen stukken, rondvraag, onderwerp(en) en sluiting zijn gebruikelijke agendapunten)

Æ  Datum, tijdstip van aanvang, en liefst ook de duur aangeven;

Æ  Vergaderruimte reserveren;

Æ  Zorg dragen voor verzending van de uitnodiging aan de deelnemers, mét de agenda en eventueel benodigde stukken.

 

Het is praktisch gebleken te beginnen met een rondvraag (Let wel: niet bedoeld voor discussies, maar voor korte vragen) en deze te houden in een van tevoren afgesproken beperkte tijd. Men kan daarna dan meer ontspannen deelnemen aan het hoofddoel. Komen er meer tijd vragende punten in de rondvraag aan de orde, dan kunnen deze in overleg later (apart) behandeld worden.

De voorzitter:

         Het doel van een groepsdiscussie moet duidelijk zijn voor alle deelnemers. Deze regel is als het ware onmisbare smeerolie voor elk overleg. De ervaring leert dat het doel van een vergadering niet alleen in de agenda dient te worden genoemd, maar dat daarnaast vermelding hiervan door de voorzitter zinvol is. Elk agendapunt kan daartoe worden ingeleid met een uitleg van wat er van de deelnemers verlangd wordt. Hierbij is gebruik van een van de volgende zinnen mogelijk:

Æ  Van elke deelnemer willen we graag een samenvatting horen hoe dat en dat verlopen is.

Æ  Het probleem zus en zo moet op korte termijn worden opgelost; van de aanwezigen wil ik graag vernemen hoe. En wilt u ook aangeven tijd, kosten en …. ?

Æ  Er moet een besluit genomen worden over dat en dat. We willen uw inbreng meenemen in de beslissing. Of: We zullen besluiten bij meerderheid van stemmen. Enzovoort.

 

De lichaamstaal van de deelnemers verdient zeker aandacht van de voorzitter.
Zelfs ongeoefend kan men instemming, tegenstand, of reactie gemakkelijk waarnemen. En natuurlijk spelen eigen houding en gebaren van de voorzitter ook een belangrijke rol.

In een discussie is het van belang argumenten en personen gescheiden te houden.

Een aanval die gericht is op een persoon in plaats van op een zaak, moet door de voorzitter zo mogelijk vermeden, en als het toch heeft plaatsgevonden, niet beloond worden door erop in te gaan. Dit zou tegenaanvallen kunnen uitlokken. Kritiek op daden en meningen van personen is natuurlijk wél toegestaan.

 

Doel en middelen mogen nooit verward worden. Het resultaat is immers bijna altijd belangrijker dan de weg waarlangs het doel bereikt wordt.

 

In een groep kan men deelnemers aantreffen die de communicatie niet bevorderen. Ze zijn bijvoorbeeld te typeren als betweter, veelprater, zwijger, of als iemand met een negatieve instelling. Respecteer die personen en probeer daar als voorzitter, of als deelnemer creatief, of ludiek op te reageren. Kraak nooit iemand publiekelijk af, maar bespreek kritiek onder vier ogen. Iemand op zijn nummer zetten in het openbaar werkt vaak contraproductief.

Ook is er een groep die respect en waardering toekomt. Deze kan men aanmerken als organisator, kritisch denker (nuttig bij evaluatie), animator, opbouwer, of helper. Indien men gebruik maakt van hun bijdrage is het logisch en juist dat ook in het openbaar daarvoor bedankt wordt.

 

Als voorzitter van een groepsdiscussie staat dienstbaarheid voorop en is voortdurende alertheid van zijn kant geboden. Een vergelijking met een herder en zijn kudde is toepasselijk.

Hoofdtaken van de voorzitter tijdens de discussie zijn:

Æ  Het doel bewaken,

Æ  Alle deelnemers bij het gesprek betrekken, en

Æ  Zo nodig de kwestie van een andere kant belichten.
Dat laatste kan ook gevraagd worden aan een daarvoor geschikte deelnemer.

 

Op grond van de ingebrachte argumenten kan alleen een besluit genomen worden, als de deelnemers daartoe ook mandaat (volmacht) hebben. Een vergadering heeft dit lang niet altijd; met andere woorden: is niet altijd gerechtigd tot beslissen. Indien het mandaat geweld wordt aangedaan, is de volgende constructie te gebruiken: “de groep .. beveelt aan......”, of een formulering zoals: “de vergadering van … vindt het wenselijk .....”, enzovoort. Over het al of niet hebben van mandaat ontstaan vaak heftige discussies. Verwijs met tact naar de statuten of het reglement. Tijdens het overleg moeten ook de consequenties van een besluit onder ogen worden gezien. En indien van toepassing, dienen plannen gemaakt te worden voor de uitvoering van het besluit. Een lijst met actiepunten, die vóór een deadline uitgevoerd moeten worden, is daarbij een prima hulpmiddel.

De deelnemers:

         Al denk je zelf gelijk te hebben, het is een hele toer in een vergadering ook gelijk te krijgen. Het juist brengen van argumenten voor jouw stelling is een kunst. Het verwijzen naar feiten, die door ieder geaccepteerd of geconstateerd zijn, of naar principes, die algemeen aanvaard worden, is altijd zeer doeltreffend. “Ik vind .....” is veelal een zwakker motief.

Verder is het belangrijk dat de deelnemer aangeeft wat op dit moment zijn standpunt is over het probleem of het te nemen besluit. Voor het éérst noemen van de argumenten en daarna het standpunt, of andersom, is evenveel te zeggen. Beperk echter argumenten tot enkele doorslaggevende, omdat minder ter zake doende bewijsgronden mogelijk getackeld worden.

De notulen:

         Het verslag wordt opgemaakt door de secretaris en kan óf het verloop van de discussie weergeven, óf beperkt worden tot de besluiten. Dat laatste is aan te bevelen bij verslaggeving van vele vergaderingen. Het geeft het resultaat weer van de bijeenkomst en “beloont” niet indirect het minder efficiënt vergaderen. Het verdient aanbeveling de motivering van het besluit te vermelden, eventueel beperkt tot de belangrijkste argumenten ervan. Het beschrijven van het verloop van de discussie bij politieke vergaderingen is juist wél zinvol. Het dient dan om de inbreng van de deelnemers te rechtvaardigen tegenover de achterban.

 

Notulen zijn altijd van groot belang; het is daarom zaak dat hieraan voldoende aandacht wordt besteed. Besluiten, besproken onderwerpen en data liggen erin vast. Deze kunnen ook later nog van dienst zijn.

 

Rake woorden:

Men hoeft niet te zeggen wat men meent, als men maar meent wat men zegt.
 (Koos J. Versteeg)

De natuur heeft ons twee oren gegeven doch slechts één mond.   (Benjamin Disraeli )

 

 

Literatuur:         SISO-nummer 499.4   (Bibliotheek rubricering)

* Vergaderen en onderhandelen – Klaas Schermer, Marcel Wijn – ISBN 90 313 1368-8

 

 

Jongste revisiedatum 24-9-2018